Hulp bestemd voor melders om kwaliteitsvolle meldingen te verstrekken

Dit is een lijst van de belangrijkste criteria die de CFI gebruikt om de kwaliteit van een melding¹ in het algemeen te beoordelen, bedoeld om melders te helpen de kwaliteit van hun meldingen te verbeteren, wat ook een invloed zou moeten hebben op de doeltreffendheid van het analyseproces van de CFI.

De kwaliteit van een melding heeft zowel betrekking op criteria die met de inhoud te maken hebben als met de vorm, in dit laatste geval kan het ook om meer technische aspecten gaan.

1. De melding gebeurt via het online meldsysteem (eventueel via webservice) of via het meldingsformulier dat op de website van de CFI staat.

2. De melding is duidelijk en volledig
   1. de verschillende bestanddelen van een melding zijn allen aanwezig (indien van toepassing)
   2. deze staan in de ad-hocrubrieken van de melding
   3. de bijlagen van de melding bevatten alle documenten die nuttig zijn voor de analyse door de CFI (kopie van de identiteitsdocumenten van cliënten die natuurlijke personen zijn en wiens identiteitsgegevens niet door het raadplegen van het rijksregister kunnen worden gecontroleerd, statuten van buitenlandse vennootschappen, rekeninghistorieken (in overeenstemming met het uniform (bank) statement), kopie van bewijsstukken, vorderingen, enz.).

3. Desgevallend wordt uitdrukkelijk vermeld dat het om een melding gaat die een eerste melding van de melder aanvult en de referte die de CFI aan deze initiële melding gaf wordt vermeld.

4. De identificatie van cliënten, lasthebbers en/of uiteindelijke begunstigden is correct en volledig
   1. ze omvat zoveel mogelijk identificatiegegevens en ten minste de gegevens die krachtens de wet van 18/09/2017 vereist zijn
   2. de structurering van gegevens die voor bepaalde specifieke velden van de onlinemelding vereist is wordt nageleefd (rijksregisternummer, ondernemingsnummer, IBAN-rekeningnummer en nationaliteit van de betrokkene)
   3. de identificatiegegevens van lasthebbers en uiteindelijke begunstigden staan in de ad-hocrubrieken van de melding en de CFI hoeft deze dus niet in de bijlagen te zoeken
   4. de informatie over de sector van de cliënten is voldoende nauwkeurig om te weten te komen welke activiteiten ze werkelijk uitoefenen.

5. De beschrijving van de verdachte verrichtingen/feiten is duidelijk en nauwkeurig
   1. de verrichtingen/feiten die als verdacht worden beschouwd staan duidelijk vermeld in de ad-hocrubriek van de melding, met vermelding van de periode en het totale volume van de verdachte verrichtingen en de voornaamste landen van oorsprong en bestemming van de geldmiddelen
   2. bij een onlinemelding worden de verdachte verrichtingen bovendien in de daartoe voorziene gestructureerde tabel vermeld (als deze tenminste niet te talrijk zijn)
   3. de beschrijving van de verdachte verrichtingen geeft de gemelde feiten weer
   4. indien de melding betrekking heeft op een reeks cliënten die verdachte verrichtingen hebben uitgevoerd, dan wordt de band tussen de betrokkenen duidelijk uitgelegd zodat de CFI de belangrijkste betrokkene(n) kan bepalen voor haar analyse.

6. De melding is gebaseerd op subjectieve elementen die uit een echte analyse voortvloeien
   1. de red flags die aan de basis liggen van de melding worden duidelijk vermeld
   2. desgevallend wordt uitdrukkelijk vermeld dat de cliënt werd ondervraagd over de verdachte verrichtingen/feiten maar dat de cliënt niet wenste te antwoorden of onvolledige of onbevredigende antwoorden gaf
   3. deze informatie staat in de ad-hocrubriek van de melding betreffende de aanwijzingen van witwassen van geld en financiering van terrorisme (dus afzonderlijk van de informatie die met de beschrijving van de verdachte verrichtingen/feiten verband houdt).

7. De melding vindt binnen een redelijke termijn plaats.

Melders moeten overigens de richtsnoeren van de CFI naleven, namelijk:

1. de richtsnoeren voor onderworpen entiteiten: deze verschaffen hen de nodige begeleiding bij de toepassing van de meldingsplicht die uit de wet van 18/09/2017 voortvloeit (beschikbaar op de website van de CFI);
2. (technische) richtsnoeren betreffende bepaalde specifieke onderwerpen, met inbegrip van het gebruik van bepaalde keywords (binnenkort beschikbaar op de website van de CFI).

^[1] De CFI heeft geen exclusiviteit om deze criteria te bepalen.